Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin lupapalveluissa

Tässä asiakirjassa kerrotaan, miten tietojasi käsitellään, jos olet Vantaan kaupungin lupapalveluiden asiakas. Lupapalvelut myöntää ja hallinnoi lupia hankkeille, jotka kohdistuvat kaupungin hallinnoimille katu- ja viheralueille.

Tässä asiakirjassa ei käsitellä lupapalveluiden käyttämän Lupapiste-asiointipalvelun henkilötietojen käsittelyä. Se on dokumentoitu osoitteessa lupapiste.fi/rekisteriseloste.

Miksi ja mitä tietojasi käsitellään ja kerätään lupapalveluissa?

Vantaan kaupungin lupapalvelut-tiimi kerää hallinnoimiinsa lupiin liittyvien henkilöiden ja yritysten tietoja. Tietoja tarvitaan muun muassa yhteydenpitoa, lupien hallinnointia ja laskutusta varten. Tiedot saadaan Lupapiste-asiointipalvelusta, jonne luvanhakija tai tämän valtuuttama henkilö on ne kirjannut. Kerättäviä tietoja ovat muun muassa hakijan, työmaasta vastaavan ja maksajan tiedot sekä muut hankkeeseen liittyvät tiedot.

Lisäksi tietoja kerätään kotihoidon pysäköintitunnushakemusten käsittelyn yhteydessä. Tietojen kerääminen perustuu tieliikennelakiin (10.8.2018/729 190 a §) sekä tunnusten hallinnoin ja pysäköinninvalvonnan tarpeisiin. Kotihoidon pysäköintitunnuksen yhteydessä kerättävät tiedot ovat ajoneuvon rekisterinumero, yritys, tunnuksenhaltijan ja yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Tiedot saadaan tunnuksen hakijalta.

Mistä kaupungin lupapalvelut saa tiedot ja miten niitä voidaan luovuttaa eteenpäin?

Kaupunki saa tiedot kaupungille jätetystä hakemuksesta tai muulla tavalla hakijalta tai hakijan valtuuttamalta henkilöltä. Rekisteriin kerättyjä salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa ilman rekisteröidyn lupaa vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lainsäädännön, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn takia. Tietoja hakijan omista hankkeista voidaan luovuttaa hakijalle tämän pyynnöstä. Hakemuksista voidaan pyynnöstä luovuttaa yksilöimätöntä tilastotietoa. Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan tietojasi säilytetään?

Vantaan kaupunki säilyttää tietojasi vain niin kauan, kuin laki velvoittaa säilyttämään tiedot. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Jotkut asiakirjat pysyväisarkistoidaan.

Millä tavalla tietosi on suojattu?

Tietoja suojataan teknisesti, jotta asiattomat henkilöt eivät pääse tietoihin. Jos sinua koskevia tietoja tarkastellaan tai muokataan, jokaisesta käynnistä jää merkintä tietojärjestelmiin.

Kuka voi käsitellä tietojasi?

Tietojasi voi käsitellä ainoastaan henkilöt, joilla on siihen työn tai viran puolesta oikeus ja vain silloin, kun se on välttämätöntä työ- tai virkatehtävän suorittamiseksi. Tietoja käsittelevillä työntekijöillä ja viranhaltijoilla on lakiin perustuva salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Salassa pidettävien tietojen osalta jokaisella kaupungin henkilöstöön kuuluvalla on vaitiolovelvollisuus.

Voinko tarkastaa tietoni?

Voit tarkastaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa tai Vantaan kaupungin kirjaamossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Voit myös tulostaa lomakkeen Vantaan internetsivuilta.

Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö voidaan toimittaa Vantaa-infoon tai osoittaa Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Jos tiedon oikaisemisesta kieltäydytään, sinulle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Voinko vaatia kaupunkia poistamaan minusta kerätyt tiedot?

Vantaan kaupungin oikeus kerättyjen tietojen käsittelyyn perustuu lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseen. Tämä tarkoittaa sitä, että tällä perusteella kerätyt tiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen. Voit kuitenkin aina pyytää kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Mistä voin kysyä lisää henkilötietojen käsittelystä?

Lisätietoa tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää Vantaan kaupunkiympäristön toimialan tietosuoja- ja tietoturvayhteyshenkilöltä tai Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta. Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietojasi sähköpostitse. Voit pyytää myös tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä kirjaamosta tai toimialan tietosuojavastaavalta.

Lisätietoja

Mikael Valtomaa

Vantaan kaupungin tietosuojavastaava
040 071 3358 mikael.valtomaa@vantaa.fi

Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietoja sähköpostilla.

Avainsanat

Tietosuoja