Henkilötietojen käsittely yhteisen pöydän tapahtumissa

Yhteinen pöytä kerää tietoja tapahtumistaan, joihin ennakkoilmoittautuminen on välttämätöntä niiden toteuttamisen kannalta. Tällaisia ovat esimerkiksi verkkoalustalla järjestettävät etätapahtumat tai muut, joihin osallistuville on lähetettävä ennakkomateriaaleja tapahtuman toteuttamiseksi.

Ennakkoilmoittautumisen kannalta välttämättömiä tietoja ovat osallistujan nimi ja sähköpostiosoite, jonne osallistumisen kannalta välttämätön materiaali, esimerkiksi linkki etätapahtumaan, voidaan lähettää.

Välttämättömät henkilötiedot saadaan osallistujalta itseltään hänen ilmoittautuessaan tapahtumaan esimerkiksi sähköisellä ilmoittautumislomakkeella.

Kerättäviä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne Yhteisen pöydän henkilökuntaan kuuluvat työntekijät, joille henkilötiedot ovat välttämättömiä tapahtuman järjestämisen kannalta. Tällaisia ovat esimerkiksi tapahtumien järjestämistä koordinoivat henkilöt.

Henkilötiedot lisätään väliaikaiseen tiedostoon. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin palvelun toteuttamiseksi on välttämätöntä. Tiedosto tuhotaan, kun tarve on ohi.

Asiakirjat säilytetään asianmukaisesti suojattuna. Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti ja tietojärjestelmiin pääsevät vain työntekijät käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Paperisia asiakirjoja säilytetään turvallisessa, lukitussa paikassa.

Tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin.

Tiedot antaneella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä, oikeus vaatia tietojen oikaisua, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus peruttaa suostumuksensa milloin vain, jolloin yhteystieto poistetaan rekisteristä. Tietojen tarkistus- ja oikaisupyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta ilmoitetaan asianomaisille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen aiheuttaa merkittävää haittaa asianomaisen oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, voidaan asiasta ilmoittaa yleisellä tiedotteella.

Jos on syytä epäillä, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoja rekisteritietojen käsittelystä Vantaan kaupungilla voi pyytää Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta tai kaupunkikulttuurin toimialan tietosuojayhteyshenkilöiltä. Tarkemman selosteen tietojen käsittelystä kaupungin ylläpitämissä rekistereissä voi pyytää Vantaa-infosta.