Henkilötietojen käsittely yhteisen pöydän työllistämistoimissa

Työllistämisestä Yhteisen pöydän hävikkiterminaalille (palkkatukityö ja työkokeilu) vastaa Vantaan kaupungin kuntalaispalvelut ja työllisyyspalvelut.

Yhteinen pöytä kerää vain ne henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä palvelun toteuttamiseksi. Tiedot kerätään, jotta työllistetyille voidaan taata sujuva työllisyyspolku hävikkiterminaalilla. Näin säilyy myös hävikkiterminaalilla käsitys, keitä on edellisvuosina ollut tukityössä. Paperisina asiakirjoina säilytetään turvallisessa, lukitussa kaapissa:

• Työsopimuksen perustietoliite, jossa säilyvät työntekijän yhteystiedot ja työsopimuksen perustiedot (työehtosopimus, titteli, palkka, työaika) silloinkin, kun henkilöstöohjelmistot tai tietokoneet eivät toimi.
• Varsinaisen työsopimuksen kappaleet jäävät Vantaan kaupungin henkilöstökeskukseen ja työntekijälle itselleen.
• Työkokeilusta ei säilytetä mitään fyysisiä asiakirjoja. Työkokeilusopimus jää Te-keskuksen tai Vantaa-Kerava -kuntakokeilun virkailijoille.

Tämän lisäksi esimies säilyttää sähköisessä muodossa Vantaan kaupungin suojatulla palvelimella

• työtodistukset, joita on säilytettävä 10 vuotta
• työkokemuslisien esimiehen lausunnot, joita on säilytettävä kaksi vuotta.

Kerättäviä henkilötietoja saa käsitellä vain Yhteisen pöydän esimies ja hänen esimiehensä. Jokaisella tietoja käsittelevällä henkilöllä on vaitiolovelvollisuus.

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin palvelun toteuttamiseksi on välttämätöntä. Tiedosto tuhotaan, kun tarve on ohi.

Asiakirjat säilytetään asianmukaisesti suojattuna. Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti ja tietojärjestelmiin pääsevät vain työntekijät käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Paperisia asiakirjoja säilytetään lukitun toimistohuoneen lukitussa kaapissa, ja kaapin avainta säilytetään lukitussa, erillisessä avainkaapissa.

Tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin.

Tiedot antaneella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä, oikeus vaatia tietojen oikaisua, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus peruttaa suostumuksensa milloin vain, jolloin yhteystieto poistetaan rekisteristä.

Tietojen tarkistus- ja oikaisupyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta ilmoitetaan asianomaisille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen aiheuttaa merkittävää haittaa asianomaisen oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, voidaan asiasta ilmoittaa yleisellä tiedotteella.

Jos on syytä epäillä, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoja rekisteritietojen käsittelystä Vantaan kaupungilla voi pyytää Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta tai kaupunkikulttuurin toimialan tietosuojayhteyshenkilöiltä. Tarkemman selosteen tietojen käsittelystä kaupungin ylläpitämissä rekistereissä voi pyytää Vantaa-infosta.