Henkilötietojesi käsittely järjestötoiminnassa
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Miten käsittelemme järjestöjen tiedotuslistan yhteystietoja?
Kuntalaispalveluiden osallisuustiimi kerää Vantaalla toimivien järejstöjen yhteystietoja viestiäkseen järjestöille kaupungin asioista, palveluista ja tapahtumista. Yhteystietoja käsitellään huolella ja luottamuksellisesti. Tiedot kerätään sähköisellä Webropol-lomakkeella. Yhdistyksen nimen lisäksi kerätään toiminta-alue, yhteyshenkilön nimi ja sähköposti. Tietoja säilytetään niin kauan kun viestintätarvetta on tai kunnes yhteyshenkilö ilmoittaa haluavansa poistua yhteystietolistalta. Tietoja säilytetään kaupungin asiakirjahallinnon järjestelmässä, tietoja käsittelevät vain osallisuustiimin työntekijät käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tiedot antaneella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä, oikeus vaatia tietojen oikaisua, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus peruttaa suostumuksensa milloin vain, jolloin yhteystieto poistetaan rekisteristä. Tietojen tarkistus- ja oikaisupyynnöt osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, Asematie 7, 01300 Vantaa.
Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Osoitteen poistaminen listalta onnistuu samalla lomakkeella, jolla listalle on liitytty tai lähettämällä sähköpostia: osallisuuskoordinaattorit@vantaa.fi.
Epätodennäköisen, mutta mahdollisen tietovuodon sattuessa listalle asiasta informoidaan 72 tunnin kuluessa joko suoraan asianosaisille tai yleistiedotteella. Lisäksi tehdään tarvittavat toimenpiteet tietojen uudelleen suojaamiseksi. Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Lisätietoja: Outi Kylväjä, toimialan tietosuojasta vastaava outi.kylvaja@vantaa.fi sekä Mikael
Valtomaa, tietosuojavastaava mikael.valtomaa@vantaa.fi, puh. 040 071 3358