Vantaan vaikuttajat -asukasvaikuttajaryhmän ja asukasraatien rekisterin informointiasiakirja
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tässä asiakirjassa kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun henkilötietojasi, jos kuulut Vantaan vaikuttajat -ryhmään ja siitä koostettaviin asukasraateihin.
Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Vantaan kaupunkikulttuurin toimialan yhteisten palvelujen osallisuuspalveluiden tiimi vastaa kaupunkitasoisista osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien ja toimialojen osallisuustyön tukemisesta. Osallisuustiimi kokoaa vapaaehtoisia asukkaita osallistumaan ja vaikuttamaan erilaisten palveluiden, hankkeiden ja projektien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Tämä rekisteri kokoaa tällaisia ryhmiä, joita kutsutaan tilanteen mukaan esimerkiksi asukasraadiksi, kehittäjäryhmäksi tai kansalaisraadiksi. Tietoja kerätään näiden ryhmien jäsenten valintaa ja viestintää varten. Emme käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
Mitä tietoja ilmoittautuvilta henkilöiltä kerätään ja miten tiedot saadaan?
Hakijoilta kerätään seuraavia tietoja:
- Nimi
- Ikä
- Sukupuoli
- Asuinalue
- Työmarkkina-asema
- Äidinkieli
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
Kiinnostuksen kohteet Asukasvaikuttajaryhmään ilmoittautuvat jäsenet koostetaan väestörekisteristä otetun otannan (2000 henkilöä) henkilöiden yhteydenottojen ja niistä muodostuvien vapaaehtoisten ilmoittautumisten perusteella. Yhteystietoja käsitellään huolella ja luottamuksellisesti. Tiedot kerätään palveluntarjoajalle palautuvien posti- ja nettilomake –ilmoittautumisten kautta. Tietoja keretään, jotta asukasraadeista voidaan muodostaa monipuolisia ja niihin valita erilaisia taustoja edustaviahenkilöitä.
Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Tietoja säilytetään niin kauan, kun projekteista ei ole enää viestittävää tai kunnes henkilö pyytää, että tiedot poistetaan listalta. Tiedot säilytetään kuitenkin enintään viisi (5) vuotta, jonka jälkeen kyselyllä tarkistetaan halukkuus jatkaa mukana vaikuttajaryhmässä.
Kuka voi käsitellä tietojani?
Ilmoittautumisen yhteydessä tietoja käsittelevät kaupungin kanssa sopimuksen tehnyt palveluntarjoaja, joka poistaa tiedot järjestelmistään ilmoittautumisen päättymisen jälkeen. Tietoja säilytetään kaupungin asiakirjahallinnon järjestelmässä, tietoja käsittelevät vain kaupungin osallisuuspalveluiden työntekijät.
Millä tavoin tietojani käsitellään?
Tietojen käsittelijä noudattaa kaikissa käsittelyvaiheissa huolellisuutta siten, ettei kenenkään yksityisyys tule vaarannetuksi eikä loukatuksi. Tietoja käsitellessä huomioidaan tietosuojalainsäädäntö.
Millä tavalla tietoni on suojattu?
Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Asukasvaikuttajien ja asukasraatien rekisteriä pääsevät tarkastelemaan rajoitetusti vain kaupungin osallisuuspalvelujen työntekijät sekä projektikohtaisissa asukasraadeissa niitä valmistelevat kaupungin työntekijät.
Miten kaupungilla toimitaan, jos tietosi joutuvat vääriin käsiin?
Epätodennäköisen, mutta mahdollisen tietovuodon sattuessa listalle asiasta informoidaan 72 tunnin kuluessa joko suoraan asianosaisille tai yleistiedotteella. Lisäksi tehdään tarvittavat toimenpiteet tietojen uudelleen suojaamiseksi. Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Mitä voin tehdä, jos epäilen että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?
Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.
Voinko tarkistaa omat tietoni?
Tiedot antaneella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot rekisteristä, oikeus vaatia tietojen oikaisua, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus peruttaa suostumuksensa milloin vain, jolloin yhteystieto poistetaan rekisteristä.
Voinko vaatia kaupunkia oikaisemaan tai poistamaan tietoni?
Tietojen tarkistus- ja oikaisupyynnöt osoitetaan Vantaan kaupungin osallisuuspalveluille. Omien tietojen poistaminen listalta onnistuu ilmoittamalla sähköpostilla Vantaan kaupungin osallisuuspalveluille lähettämällä poistopyynnön: osallisuuskoordinaattorit@vantaa.fi.
Voinko vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?
Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.
Mistä voin kysyä lisää henkilötietojen käsittelystä?
Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä Vantaan vaikuttajat -asukasryhmän ja asukasraatien yhteydessä Vantaan kaupungilla, voit pyytää lisätietoja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta.
Lisätietoja: tietosuojavastaava@vantaa.fi
Rekisterinpitäjä: Vantaan kaupunki Y-tunnus 0124610-9 Asematie 7, 01300 Vantaa
Kirjaamo: Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa. Puhelin (vaihde): 09 839 11 Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi.