Henkilötietojen käsittely asema- ja yleiskaavoitukseen liittyvissä asioissa

1. Miksi tietojani kerätään?

Vantaan kaupunki kerää henkilötietoja voidakseen toteuttaa kaavoitukseen liittyviä lakisääteisiä tehtäviään. Henkilötietoja käsitellään yleiskaavan ja asemakaavan laatimista varten, kuten kaavoitukseen liittyvien vuorovaikutusprosessien tai kaavoitushakemusten käsittelyn yhteydessä. Maanomistajien henkilötietoja käsitellään lisäksi kaavoitukseen liittyvien rakennuskieltojen yhteydessä. 

Tietoja kerätään myös muun muassa seuraavissa tilanteissa:

• Ratkaisun hakijan sekä hakijan omistaman kiinteistön naapurikiinteistöjen omistajien henkilötietoja käsitellään suunnittelutarveratkaisuista ja poikkeamispäätöksistä päätettäessä.
• nimistöasioiden yhteydessä, jos kiinteistön osoite tai osoitenumerointi muuttuu
• laskutusta varten
• kaavoituksen vuorovaikutusmenettelyihin liittyvien yleisötilaisuuksien järjestämisen yhteydessä, mikäli tilaisuus edellyttää ennakkoilmoittautumista (esim. työpajat)

2. Mitä tietoja tarvitaan?

Lähtökohtaisesti tarvitaan henkilön nimi ja yhteystiedot. Kiinteistöihin liittyen tarvitaan kiinteistötunnus. Joissakin tapauksessa voidaan kerätä myös muuta tietoa, esimerkiksi annetun palautteen sisältö. Joissakin tapauksissa henkilön identifioinnin vuoksi on kerättävä henkilötunnus, esimerkiksi poikkeamislupien ja suunnittelutarveratkaisujen sekä laskutuksen yhteydessä. Huomioittehan, että korvausasian mahdollisimman nopeaksi ratkaisemiseksi tarvitaan kaikki lomakkeella pyydetyt tiedot.

3. Mistä kaupunki saa tiedot?

Kaupunki saa tiedot kiinteistöjen omistajista kiinteistörekisterijärjestelmästä, jota kaupunki hallinnoi yhdessä maanmittauslaitoksen kanssa. Väestötiedot kaupunki saa väestötietojärjestelmästä. Poikkeuksena ovat turvakiellon alaiset tiedot, joita voivat käsitellä vain siihen erikseen oikeutetut käsittelijät. Tietoja saadaan myös yritys- ja yhteisötietojärjestelmän ja kiinteistötietopalvelun kautta, ja myös muita julkisia tai yksityisiä yhteystietopalveluita, esimerkiksi Fonecta, saatetaan käyttää. Kaupunki voi saada tietoja myös asiakkaalta itseltään esimerkiksi kaavahakemusten tai muistutusten jättämisen yhteydessä. Lisäksi kaupunki voi lain määrittelemissä tapauksissa pyytää tietoja Verohallinnosta ja Kansaneläkelaitokselta maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten.

4. Luovuttaako kaupunki tietojani eteenpäin?

Kaupunki voi luovuttaa tietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin, tai jos asiakas on antanut suostumuksen luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Kiinteistöjen omistajatiedot ovat julkisia. Turvakiellon alaisia tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin. Vahingonkorvaustapauksissa tietojen luovuttaminen vakuutusyhtiölle on joissain tapauksissa välttämätöntä asian ratkaisemiseksi.

5. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Kaupunki säilyttää kiinteistöjen omistajatietoja kiinteistörekisterilain (392/1985) perusteella pysyvästi. Muut asiakastiedot hävitetään säilytysajan päätyttyä.

6. Kuka voi käsitellä henkilötietojani?

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Salassa pidettäviä ja arkaluontoisia tietoja kaupunkiympäristön toimialalla käsittelevät ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi, esimerkiksi vahingonkorvausvaatimusten ratkaisemiseksi. Kaupunkiympäristön toimialalle jää vahingonkorvaushakemuksesta tieto vain vahinkotyypistä ja sen sijainnista. Turvakiellon alaisia tietoja voivat käsitellä vain siihen erikseen oikeutetut käsittelijät, jos niitä tarvitaan lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.

7. Millä tavalla tietoni on suojattu?

Kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Paperisia asiakirjoja säilytetään lain mukaisesti eri arkistotiloissa.

8. Miten toimitaan, jos tietoni joutuvat vääriin käsiin?

Jos tiedot suojauksesta huolimatta joutuvat vääriin käsiin, kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joiden tiedot ovat vuotaneet. Ilmoitus tehdään henkilökohtaisesti ja välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa rekisteröidyn oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa eikä asia vaadi välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

9. Mitä voin tehdä, jos epäilen, että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?

Asia voidaan saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos epäillään, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta tietosuoja.fi/puhelinneuvonta.

10. Voinko tarkistaa tietoni?

Omat tietonsa voi tarkistaa ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Lapsen tiedot voi tarkistaa henkilö, jolla on tiedonsaantioikeus lapsen tietoihin. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenevät perusteet kieltäytymiselle. Tämän jälkeen asian voi saattaa tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

11. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Tietojen oikaisemista voi vaatia, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030, Vantaan kaupunki.

12. Voinko vaatia kaupunkia poistamaan tietoni?

Voit vaatia kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot. Joitain tietoja kaupungin on kuitenkin säilytettävä lakisääteiseen velvollisuuteen perustuen. Kyseiset tiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13. Voinko vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, voidaan kaupungille tehdä vaatimus asiakastietojen käsittelyn rajoittamisesta, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

14. Mistä voin kysyä lisää henkilötietojeni käsittelystä?

Lisätietoja voi pyytää Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta. Tarkemman selosteen tietojen käsittelystä voi pyytää Vantaa-infosta.

Kaupungin toiminnassaan soveltamia ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja GDPR-asetus (679/2016).