Henkilötietojen käsittely Rinnalla kulkien nuorisotyöttömyys laskuun -hankkeessa

Asiasanat

Hyvinvointi ja yhteisöllisyysAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee henkilötietoja nuorille järjestetyssä toiminnassa.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Nuorisotyöhön ja nuorille tarjottuun toimintaan osallistuvilta kerätään henkilötietoja vain silloin kun se on tarpeen kyseisen toiminnan järjestämiseksi. Tietoja käsitellään Rinnalla kulkien nuorisotyöttömyys laskuun –hankkeessa mainitun toiminnan järjestämiseksi.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Tietojen luovuttaminen perustuu vapaaehtoisuuteen ja asiakkaan suostumukseen. Henkilö- ja yhteystietoja kerätään, jotta asiakkaaseen voidaan saada yhteys, kun hän ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua hankkeen toimintaan. Asiakastietojärjestelmässä tiedot tallennetaan, jotta työntekijä voi tehdä asiakaskirjauksia ja seurata tilanteen etenemistä. Halutessaan nuori voi kieltää tietojen tallentamisen, jolloin asiakasmuistiinpanot tehdään esimerkiksi nimimerkin avulla asiakkaiden erottamiseksi toisistaan.

Hankkeen aikana tehdään vaikuttavuuden arviointia, joka toteutetaan hyvinvointikyselyllä. Kyselyssä ei kerätä tai käsitellä henkilötietoja. Vastaaminen tapahtuu koodin avulla, jolloin vastaaminen ja tulosten käsittely on mahdollista tehdä anonyymisti. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista.

Hanke on Euroopan sosiaalirahaston rahoittama (ESR). Hankkeen rahoittaja edellyttää, että kerätään henkilötietoja, joiden avulla voidaan todentaa hankkeeseen osallistuneiden henkilöiden edustavan hankesuunnitelmassa mainittua kohderyhmää. Käsittelyn oikeusperusteet: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla 1 kohta a ja b Tietosuojalaki 6§.

Mitä henkilötietoja nuorisotyössä ja toiminnassa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Hankkeen toiminnassa kerätään seuraavat tiedot:

  • Webropol -yhteydenottolomakkeessa kerättävät tiedot; nimi, osoite, puhelin, muu yhteystieto ja muut mahdolliset henkilön itsensä lomakkeelle jättämät tiedot.
  • Asiakkuuden alkaessa kerätään nuoren nimi, ikä, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, äidinkieli, sukupuoli, koulutus, perhesuhteet, asuinmuoto, senhetkinen työtilannestatus. Rekisteröitävän henkilökohtaisia arvioita opiskelu- ja työllistymissuunnitelmistaan sekä hänen arvioitaan omasta edistymisestään, tiedoistaan, taidoistaan ja mielipiteistään.

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan nuorelta itseltään.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Kyllä. Pyydettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä ESR-hankkeen osalta. Mielipidetutkimuksiin tai vaikuttavuuden arvioinnin kyselyyn osallistuminen sekä uutis- ja infokirjeiden vastaanottaminen on kuitenkin aina vapaaehtoista.

Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitai muihin kaupallisiin tarkoituksiin. Hankkeen aikana tehdään vaikuttavuuden arviointia, joka toteutetaan anonyymina kyselynä asiakkuuden alussa ja lopussa. Saatua tietoa analysoidaan kaikkien hankkeeseen osallistuneiden ja kyselyyn vastanneiden tasolla eikä vastauksia voida yhdistää vastanneisiin henkilöihin. Tietoa ei käsitellä yksilötasolla vaan kyselyyn vastanneiden ryhmänä.

Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

  • Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.
  • Rinnalla kulkien nuorisotyöttömyys laskuun -hankkeessa tietoja säilytetään hankkeen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä. ESRhankkeen asiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta.

Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus:

  • tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
  • vaatia tietojen poistamista
  • vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaainfoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Lisätietoja

Kirsi Sulaoja

Projektipäällikkö
040 1417597 etunimi.sukunimi@vantaa.fi

Mikael Valtomaa

Lakimies, Vantaan kaupungin tietosuojavastaava
040 071 3358 etunimi.sukunimi@vantaa.fi

Avainsanat

TietosuojaTietopyynnöt