Henkilötietojen käsittely Vantaan taidemuseo Artsissa

Kokoelmanhallinnassa henkilötietoja käsitellään taidekokoelmien hallinnoimiseksi ja siihen liittyvien tehtävien hoitamiseksi (ml. kokoelmatietojen luetteloiminen, kokoelmatiedonhaku ja tutkimus). Tietojen avulla hallitaan museo-objekteihin liittyviä valmistus-, käyttö-, omistus-, tekijänoikeus-, ja lahjoitustietoja. Eri museon ammatillisiin prosesseihin (konservointi, kuvaaminen, skannaus, tutkimustoiminta, luettelointi, näyttelykäyttö, poistaminen kokoelmista jne.) liittyen on tärkeää dokumentoida museo-objektin elinkaaren vaiheisiin liittyvät toimenpiteet. Yhteydenpitoa ja näyttelykutsujen lähettämistä varten kerätään tarvittavat yksilöinti- ja yhteystiedot.

Kokoelmanhallinnassa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen. Tietyiltä osin henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Yhteydenpidon ja näyttelykutsujen lähettämisessä henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa (ks. alla kohta 11). Käsittelyn oikeusperusteet: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla 1 kohta a, b, c ja e alakohta.

Kokoelmanhallinnassa kerätään seuraavat museo-objekteihin liittyvät henkilötiedot:

• taideteoksen tekijöiden ja valmistajien tiedot (nimi, kansallisuus, syntymäaika ja -paikka, kuolinvuosi, sukupuoli, ammatti)
• taideteoksen myyjän, luovuttajan tai lahjoittajan nimitiedot
• taideteoksen valokuvaajan tai skannaajan nimitiedot (teokseen liittyvä valokuva tai digikuva) taideteosten ja kuvien tekijänoikeuksien haltijoiden nimitiedot
• järjestelmä tallentaa taideteossiirtoja, konservointeja ja arvonmäärityksiä tehneiden henkilöiden nimitiedot
• auktorisoitujen käyttäjien nimi- ja sähköpostitiedot

Tiedot saadaan taidemuseo Artsissa tehtävästä luettelointityöstä ja taideteoksiin kohdistuvasta taidehistoriallisesta tutkimuksesta. Tietoa kerätään kirjallisten lähteiden lisäksi suoraan kokoelmataiteilijoilta (suulliset tietolähteet). Yhteydenottoja ja näyttelykutsujen lähettämistä varten kerätään asiakkaan/yhteistyötahon etunimi, sukunimi, osoite ja sähköpostiosoite. Tiedot saadaan asiakkaalta/yhteistyötaholta itseltään.

Yhteystietojen antaminen on välttämätöntä, kun asiakas haluaa vastaanottaa näyttelykutsuja tms. vastaavia yhteydenottoja Vantaan kaupunginmuseolta.

Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Säilytysajat vaihtelevat, mutta yhteydenpitoa varten toimitettavat tiedot hävitetään heti rekisteröidyn pyynnöstä.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus:

• tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen poistamista
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaainfoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.