Henkilötietojen käsittely vapaaehtoistoiminnassa

Kun ilmoittaudut vapaaehtoiseksi, vapaaehtoistoiminnan yhteyshenkilö pyytää yhteystietosi. Vapaaehtoistoiminnasta täytetään sopimus, johon merkitään yhteystietojen lisäksi vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin kannalta olennaiset tiedot. Vapaaehtoistoiminnan yhteyshenkilö voi antamiesi tietojen perusteella löytää sinulle sopivan vapaaehtoistehtävän. Käytämme yhteistietojasi myös vapaaehtoistoiminnasta tiedottamiseen. Tietoja ei koskaan käytetä esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Vapaaehtoistoiminnan järjestämistä varten välttämättömiä tietoja ovat nimi ja yhteystiedot. Joissakin tehtävissä vaaditaan täysi-ikäisyyttä, siksi kysymme myös syntymävuotta. Alaikäiseltä voidaan vaatia vanhempien suostumus sopimuksen tekoon ja vapaaehtoistoiminnan aloittamiseen. Tarvitsemme myös tietoja siitä, milloin ja missä voit toimia vapaaehtoisena sekä tiedon siitä, oletko osallistunut vapaaehtoistoiminnan koulutukseen. Voit kertoa myös aiemmasta vapaaehtoistoimintaan osallistumisestasi ja harrastuksistasi tai taidoista/osaamisesta.

Tarvittavat tiedot saadaan ensisijaisesti vapaaehtoiselta itseltään.

Tietoja voidaan luovuttaa siinä määrin kuin se on vapaaehtoistoiminnan koordinoinnin kannalta välttämätöntä. Tietoja voidaan luovuttaa kaupungin sisäisesti esimerkiksi kaupungin palvelutaloon tai asukastilaan, missä toimit vapaaehtoisena. Tiettyjä vapaaehtoistoimintoja kaupunki koordinoi yhdessä jonkin muun tahon, kuten Vantaan seurakuntien kanssa, jolloin tiedot luovutetaan sovitusti yhteistyötaholle. Tietojen luovutuksista kerrotaan vapaaehtoiselle ja voit aina tarkistaa, mihin tietosi luovutetaan.

Vantaan kaupunki säilyttää vapaaehtoisten tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista eli sen ajan kuin vapaaehtoinen on vapaaehtoistoiminnassa mukana. Säilytysajan päätyttyä asiakastiedot hävitetään. Vapaaehtoistoiminnan asiakastiedot hävitetään, kun vapaaehtoinen ei ole vuoden aikana osallistunut toimintaan eikä häneen saada yhteyttä. Tiedot kuitenkin säilytetään, jos vapaaehtoinen on ilmoittanut olevansa tauolla vapaaehtoistoiminnasta tietyn ajan.

Vantaan kaupungilla vapaaehtoistoiminnan tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävien hoitamiseksi, esimerkiksi työntekijät, jotka ohjaavat tai koordinoivat vapaaehtoisia. Salassa pidettävien tietojen, kuten vapaaehtoisten henkilötietojen, osalta jokaisella kaupungin henkilöstöön kuuluvalla on vaitiolovelvollisuus. Sama vaitiolovelvollisuus koskee myös yhteistyötahoja, jotka käsittelevät vapaaehtoisten tietoja.

Tietojasi käsitellään aina lainmukaisesti ja luottamuksellisesti. Asiakirjat säilytetään turvallisessa, lukitussa paikassa ja sähköiset asiakirjat asianmukaisesti suojattuina. Toiminnassa noudatetaan säännöksiä, mitkä on säädetty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa.

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiin pääsevät vain työntekijät käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Paperisia asiakirjoja säilytetään lainmukaisesti lukituissa tiloissa.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietosi voivat poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa oikeuksillesi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joilta tiedot ovat vuotaneet. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojasääntelyä, voit saattaa asian valvontaviranomaisen käsiteltäväksi. Lisätietoja tietosuojavaltuutetulta.

Voit tarkistaa omat tietosi vapaaehtoistoiminnan yhteyshenkilöltäsi ja saada tiedoista kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Sinulla on oikeus myös pyytää tietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa.

Voit pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisu- tai poistopyynnön voit tehdä vapaaehtoistoiminnasta vastaavalle henkilölle. Tarvittaessa voit jättää kirjallisen oikaisupyynnön Vantaan kaupungin kirjaamoon.

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen kuitenkin rajoittaa toimimistasi kaupungin vapaaehtoisena ja tiedonkulkua.

Voit pyytää lisätietoja vapaaehtoistoiminnan yhteyshenkilöltäsi, Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta tai eri toimialojen tietosuojayhteyshenkilöiltä (katso tiedot alla). Voit pyytää myös tarkemman Vapaaehtoistoiminnan rekisterin tietosuojaselosteen Vantaa -infoista, kirjaamosta tai toimialan tietosuojavastaavalta.