Kameravalvonnan henkilötietojen käsittely kaupungin päiväkodeissa, kouluissa ja oppilaitoksissa

Henkilötietojen käsittelyperuste on Vantaan kaupungin oikeutettujen etujen toteuttaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen tai julkisen vallan käyttäminen (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e ja f alakohdat).

Tallentavan kameravalvonnan piiriin kuuluvat tiloissa syntyneet kuva- ja äänitallenteet mukaan lukien tallennusaika ja -paikka. Rekisteri sisältää kuva- ja äänitallenteita tiloissa oleskelevista henkilöistä. Tiedot saadaan tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämästä kuva- ja ääniaineistosta.

Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille, mikäli heillä on peruste tietojen saamiseksi. Kaupungin sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikos- ja vahingonkorvaustapausten selvittämiseksi.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Kameravalvonnassa syntyviä tallenteita saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa. Työyksiköittäin on nimetty henkilöt, joilla on oikeus katsoa tallenteita. Lisäksi tallenteita saavat katsoa kaupungin vartiointitoiminnasta vastaavan vartiointiliikkeen palveluksessa olevat vartijat. Monitorit on sijoitettu niin, että sivulliset eivät pääse katsomaan niitä.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille.  Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tallenteet on pääsääntöisesti hävitettävä heti, kun ne eivät ole enää tarpeen valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluessa. Tallenteita voidaan säilyttää pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen vuoksi.

Työelämän tietosuojalain 17 §:n mukaan tallenteet on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä.

Tallenteen saa kuitenkin lain mukaan säilyttää tämän määräajan jälkeen, jos se on tarpeen ennen säilyttämisen enimmäismääräajan loppua selvitettäväksi tulleen häirintään, ahdisteluun tai epäasialliseen käytökseen liittyvän asian tai työtapaturman tai työturvallisuusasian käsittelyn loppuunsaattamiseksi. Tallenne voidaan myös säilyttää, jos työnantaja tarvitsee tallennetta työsuhteen päättämisen asianmukaisuuden toteennäyttämiseksi taikka jos tallenteen säilyttämiseen on muu erityinen syy.

Tallenteet säilyvät tallentimella 2–4 viikkoa, jonka jälkeen uudet tallenteet tallenne-taan vanhojen tallenteiden päälle. Tallennusten säilyvyys riippuu tallentimen kapasiteetista, kameroiden määristä, tallennustarkkuudesta, kuvatiheydestä ja liikkeestä kameroiden vaikutusaluille.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

• tarkastaa, mitä tietoja sovelluksessa käsitellään,
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista,
• vaatia tietojen poistamista,
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista,
• vastustaa tietojen käsittelyä, sekä
• oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta sen hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Rekisterin yhteyshenkilöt

• Päiväkoti: päiväkodin johtajat
• Peruskoulu: rehtorit
• Toisen asteen oppilaitos: ammattiopiston ja lukioiden rehtorit

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kasvatuksen ja oppimisen lautakunta
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11,
2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163
Sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi