Henkilötietojen käsittely nuorisotyössä ja toiminnassa

Asiasanat

KulttuuriAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Tässä asiakirjassa kerrotaan, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee henkilötietoja nuorisotyössä ja nuorille järjestetyssä toiminnassa.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Nuorisotyöhön ja nuorille tarjottuun toimintaan osallistuvilta kerätään henkilötietoja vain silloin kun se on tarpeen kyseisen toiminnan järjestämiseksi. Tietoja käsitellään seuraavasti:

  • nuorisokortti ja mobiilinuorisokortti: kortin myöntäminen, asiakaspalautteen kerääminen sekä toimintaa koskevien uutis- ja infokirjeiden lähettäminen
  • Nuorten aikuisten palvelut (nuorten työpajat, etsivä nuorisotyö, nuorten oppisopimukset, nuorten aikuisten harrastustoiminta, 
  • Rinnalla kulkien nuorisotyöttömyys laskuun -hanke): mainitun toiminnan järjestäminen nuorisotilojen ja leirialueiden käyttövuorot: käyttövuorojen myöntäminen
  • nuorison leirit, retket ja matkat: leirien, retkien ja matkojen järjestäminen, asiakaspalautteen kerääminen sekä toimintaa koskevien uutis- ja infokirjeiden lähettäminen.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, eli nuorisopalveluiden järjestämiseen kunnassa nuorisolain tavoitteiden mukaisesti. Mobiilinuorisokortin osalta henkilötietojen käsittely on osittain tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Mielipidetutkimuksiin osallistuminen sekä uutis- ja infokirjeiden lähettäminen perustuu suostumukseen. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa (ks. alla kohta 11).

Käsittelyn oikeusperusteet:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla 1 kohta a, b ja c alakohta
Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Mitä henkilötietoja nuorisotyössä ja toiminnassa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Nuorisotoiminnassa ja nuorille suunnatussa toiminnassa kerätään seuraavat tiedot:

  • nuorisokortti ja mobiilinuorisokortti: Rekisteri sisältää tiedot (suluissa merkintä järjestelmästä): rekisteröity nuori: nimi (etunimi, sukunimi ja kutsumanimi), syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, postinumero, koulu ja luokka, valokuvauslupa, kotinuorisotila.

Rekisteröidyn nuoren huoltaja: nimi (etunimi ja sukunimi), postinumero, puhelinnumero.

  • nuorten aikuisten palvelut (nuorten työpajat, etsivä nuorisotyö, nuorten tuetut oppisopimukset, nuorten aikuisten harrastustoiminta) Nuoren nimi, ikä, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, äidinkieli, sukupuoli, koulutus, perhesuhteet, asuinmuoto, senhetkinen työpajasijoitus, tieto jatko-ohjautumisesta sekä työpajan aloitus- ja lopetuspäivämäärä. Järjestelmään kirjataan myös tiedot nuoren pajajaksonsa aikana suorittamista korttikoulutuksista, opintosuoritteista sekä tutkinnonosista. Rekisteröitävän työsuhteiden lukumäärä, kesto, viimeisimmän työttömyysjakson kesto, toimeentulon lähde ja tärkeimmät ihmissuhteet. Rekisteröitävän henkilökohtaisia arvioita opiskelu- ja työllistymissuunnitelmistaan sekä hänen arvioitaan omasta edistymisestään, tiedoistaan, taidoistaan ja mielipiteistään. Etsivän nuorisotyön osalta nuoren yksilöinti- ja yhteystietojen ilmoittaja, etsivän nuorisotyön kannalta tarpeellisia tietoja nuorten tilanteesta ja tuen tarpeesta, nuoren tilanteen mukaiset, päätetyt jatkotoimenpiteet, mitä tietoja nuoresta on annettu ja kenelle. Rinnalla kulkien nuorisotyöttömyys laskuun -hankkeen osalta yhteydenottolomakkeessa kerättävät tiedot; nimi, osoite, puhelin, muu yhteystieto ja muut mahdolliset henkilön itsensä lomakkeelle jättämät tiedot.
  • nuorisotilojen ja leirialueiden käyttövuorot: hakijan (yhteisöt, järjestöt, nuorten ryhmät, yksityishenkilöt): taustataho, nimi, osoite, osoite, puhelinnumero, sähköposti, vastuuhenkilön nimi jos eri kuin hakija, laskutusosoite jos eri kuin hakijalla. Y-tunnus tai henkilötunnus ilmoitetaan haettaessa nuorisotilan vakituista tai tilapäistä käyttövuoroa tai leirialueen käyttövuoroa.
  • nuorison leirit, retket ja matkat: nuoren nimi, syntymäaika, äidinkieli, sukupuoli, osoite, sähköposti, puhelinnumero, lupa valokuvaamiseen, tietoja nuoren ruokavalioon, allergioihin, sairauksiin ja mahdollisiin lääkityksiin liittyen (mutta vain siinä laajuudessa kuin hoito on huomioitava). Huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero, henkilötunnus sekä sähköposti.

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan nuorelta tai tämän huoltajalta itseltään. Etsivässä nuorisotyössä nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot saadaan tarvittaessa lainsäädännön edellytysten täyttyessä myös

  • opetuksen järjestäjältä (jos kyseessä perusopetuksen päättänyt nuori, joka ei ole sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin),
  • koulutuksen järjestäjältä (jos kyseessä on nuori, joka on keskeyttänyt opinnot ammatillisessa koulutuksessa tai lukiokoulutuksessa),
  • puolustusvoimilta ja siviilipalveluskeskukselta (jos kyseessä on nuori, joka on vapautettu varusmies- tai siviilipalveluksesta palveluskelpoisuuden puuttumisen takia tai joka on keskeyttänyt palveluksen), sekä
  • muulta viranomaisilta ja Kansaneläkelaitokselta (voivat salassapitosäännösten estämättä luovuttaa nuoren kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot, jos viranomainen tai Kansaneläkelaitos arvioi tehtävässään saamiensa tietojen perusteella ja nuoren tilanne ja tuen tarve kokonaisuudessaan huomioon otettuna nuoren tarvitsevan viipymättä tukea päästäkseen palvelujen ja muun tuen piiriin).

Lisäksi, jos nuorten kanssa toimivat rekisteröidyt yhdistykset, säätiöt tai muut nuorten harrastustoimintaa tarjoavat yhteisöt arvioivat nuoren olevan etsivän nuorisotyön tarpeessa, voivat ne nuoren tai alaikäisen nuoren huoltajan nimenomaisella suostumuksella ilmoittaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot etsivälle nuorisotyölle.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Kyllä. Pyydettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä nuorisotyön toteuttamiseksi tai toiminnan järjestämiseksi nuorelle. Mielipidetutkimuksiin osallistuminen sekä uutis- ja infokirjeiden vastaanottaminen on kuitenkin aina vapaaehtoista.

Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso. Nuorisokortti on käytettävissä myös mobiililaitteessa sovelluksen avulla. Palvelun tuottaa Gofore Oyj. Tietoja ei käsitellä ETA-alueen ulkopuolella.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Nuorisotyössä ja toiminnassa säilytysajat vaihtelevat, mutta lähtökohtaisesti tiedot hävitetään kun ne eivät ole enää välttämättömiä sen tehtävän hoitamiseksi, mitä varten tiedot on kerätty.

  • nuorisokortti ja mobiilinuorisokortti: säilytysaika 15 kk kortin myöntämisestä
  • nuorten aikuisten palvelut: Etsivässä nuorisotyössä tiedot hävitetään heti kun ne eivät ole enää välttämättömiä tehtävän hoitamiseksi. Etsivässä tyhjennetään rekisterit PARentista vuosittain. Kipinäryhmän sopimuksia arkistoidaan 10 vuotta ja Kipinäryhmän todistuksia 25 vuotta. Rinnalla kulkien nuorisotyöttömyys laskuun -hankkeessa tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä.
  • nuorten työpajatoiminta: Työpajatoiminnassa tiedot hävitetään heti, kun ne eivät ole välttämättömiä työpajan tehtävän hoitamiseksi, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin. Nuorten työpajoilla henkilöstö poistaa omat tietonsa heti kun mahdollista. Toimistolle jää arkistokappaleet ja nuorten tiedot säilyvät PARtyssä neljä vuotta. Sopimukset ja hakemukset arkistoidaan 10 vuotta ja todistukset 25 vuotta.
  • nuorisotilojen ja leirialueiden käyttövuorot: 10 vuotta.
  • nuorison leirit, retket ja matkat: säilytysaika 2 vuotta.

Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

  • tarkastaa, mitä tietoja käsitelläänvaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
  • vaatia tietojen poistamista
  • vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviran-omaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Miia Siitonen, hanke- ja suunnittelupäällikkö
PL 1260, 01030 Vantaan kaupunki
puh. 040 042 7715, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä Tietosuojavastaava
Vantaan kaupunki Mikael Valtomaa, lakimies
Kaupunkikulttuurilautakunta etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
Y-tunnus 0124610-9 puh. 040 071 3358
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11, Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi