Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin elinvoimapalveluissa

Asiakkaista kerätään vain palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Nämä tiedot ovat peräisin joko asiakkaalta itseltään tai Vainu-tietokannasta (https://vainu.io), jonka tiedot perustuvat julkisiin rekistereihin (mm. YTJ) tai Internetissä avoimesti saatavilla oleviin yritysten omistajien tai henkilöstön tehtäväkohtaisiin henkilötietoihin. 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojen käyttöä tai pyytää niiden poistamista. Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Mikäli tietojen luovutukselle ei ole lakisääteistä perustetta, luovutetaan tietoja eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa sellaisille Vantaan kaupungin ulkopuolisille toimijoille, joilta Vantaa ostaa palveluja tai joiden kanssa Vantaa toteuttaa erilaisia yhteistyöprojekteja. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan samoja tietosuojaperiaatteita kuin kunnalla. Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselta toimijalta eteenpäin ilman suostumusta muille kuin Vantaan kaupungille. Tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Lähtökohtaisesti henkilötiedoista kerätään vain asiakkaan työtehtäviin liittyviä henkilö- ja yhteystietoja, jotka ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei asiakas ole itse määritellyt niitä luottamuksellisiksi. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen osalta henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Sähköiset säilytettävät tiedot on suojattu teknisesti. Yritysten ja niiden edustajien asiakastiedot säilytetään Hakosalo Software Oy:n ylläpitämässä asiakasrekisterissä (http://hakosalo.fi/). Asiakasrekisteriin on pääsy elinvoimapalveluiden lisäksi valikoiduilla yritysasiakkuuksia hoitavilla henkilöillä Vantaan kaupungin muista yksiköistä, kuten työllisyyspalveluista. Jos tietoja säilytetään muualla, niitä käsitellään samojen periaatteiden mukaisesti.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta ilmoitetaan asianomaisille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen aiheuttaa merkittävää haittaa asianomaisen oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, voidaan asiasta ilmoittaa yleisellä tiedotteella.

Rekisteritietoja voidaan käyttää toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot hävitetään. Muut asiakastiedot hävitetään viimeistää kymmenen (10) vuotta viimeisen yhteydenpidon jälkeen tai pyynnöstä.

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Omat tiedot voi nähdä pääsääntöisesti asiakaspalvelutilanteessa. Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset ja puutteelliset tiedot oikaistuksi.

Asiakas voi kerran vuodessa pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisteriä ylläpitävälle taholle. Kaupungin ylläpitämistä rekistereistä pyyntö tehdään kaupungin kirjaamossa tai Vantaa-infossa, jolloin myös henkilöllisyys varmennetaan. Pyyntöön laitetaan tieto, mistä rekisteristä tiedot halutaan.

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojen käyttöä tai pyytää niiden poistamista. Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Tietoja ei käytetä profilointiin.

Jos on syytä epäillä, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi

Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä saat alla mainituista osoitteista. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn. Ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotot

elinvoimapalvelut@vantaa.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä       

Vantaan kaupunki                                                       
Y-tunnus 0124610-9                                                                
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 
Kirjaamon yhteystiedot

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.