Henkilötietojen käsittely Business Vantaan asiakkuuksissa ja kumppanuuksissa
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Informointiasiakirja on päivitetty 6.2.2026.
Tässä asiakirjassa kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee tietojasi elinvoimapalveluissa (markkinointinimi: Business Vantaa) liittyen kaupungin elinkeino-, innovaatio- ja kilpailukykypolitiikkaan sekä yrittäjyyden edistämiseen.
1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Vantaan kaupungin elinvoimapalveluiden toiminta liittyen kaupungin elinkeino-, innovaatio- ja kilpailukykypolitiikkaan ja yrittäjyyden edistämiseen. Tähän käsittelytoimintaan kuuluvat esimerkiksi
-
aloittavien ja olemassa olevien yritysten, julkisen ja kolmannen sektorin palvelut
-
asiakas- ja yritys-/yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen
- tapahtumien järjestäminen sekä yrittäjäverkostotoiminta
-
markkinointi ja viestintä
-
raportointi
2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?
Kun hoidamme aloittavien yritysten palveluita, asiakas-, yritys- ja yhteistyökumppanisuhteita, tapahtumajärjestelyitä ja yrittäjäverkostotoimintaa, käsittelemme henkilötietojasi
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta kohdan perusteella: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
Kun kohdistamme markkinointia ja viestintää yksityishenkilöille käsittelemme henkilötietojasi:
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a- kohdan perusteella: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
Kun kohdistamme markkinointia ja viestintää yhteisöille käsittelemme henkilötietojasi:
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohdan perusteella: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Kysymys on henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista ja käsittelyn tavoite on yleisen edun mukainen ja käsittely on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden, jolloin käsittely on lainmukaista tietosuojalain 4 §:n mukaan.
3. Mitä henkilötietoja elinvoimapalveluissa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?
Kun teemme aloittavien yritysten palveluita, hoidamme asiakas- ja yritys- /yhteistyökumppanisuhteita, järjestämme tapahtumia tai yrittäjäverkostotoimintaa käsittelemme seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn nimi, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite, puhelinnumero, sosiaalisen median yhteystiedot), sukupuoli, syntymäaika, kieli, asiakaspalvelukieli ja ruokavaliotieto.
- yksityisen elinkeinonharjoittajan yrityksen nimi, y-tunnus.
- koulutus- ja osaamistiedot.
- liiketoimintasuunnitelma, rahoitussuunnitelmat ja vastaavat suunnitelmat, jotka asiakas on luovuttanut asiakasneuvonnan yhteydessä.
- asiakas-, kumppani- sekä neuvontatapaamisiin ja tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot.
- titteli, osallistuminen tapahtumiin, tapaamiset tapahtumissa, kiinnostuksenkohteet, rooli tapahtumissa, esittelyteksti.
- yksityisen elinkeinonharjoittajan taloudellista tilannetta koskevat tiedot, jotka hän on luovuttanut asiakasneuvonnan yhteydessä.
- yritysneuvonnasta saatu asiakaspalaute.
Kun palvelua tuotettaessa käsitellään henkilön ruokavalioon liittyviä erityisiä henkilötietoja, niin käsittely on luvallista EU:n yleisen tietoja-asetuksen 9 artiklan 2. mom. a-kohdan perusteella, jonka mukaan rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.
Kun teemme markkinointia ja viestintää ovat käsiteltävät henkilötiedot seuraavat:
- rekisteröidyn nimi, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite, puhelinnumero), asiakaspalvelukieli.
Miten keräämme henkilötietoja?
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Yrityksen, yhdistyksen, järjestön tai muun organisaation työntekijän ollessa kyseessä, henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tietovarannoista (esim. YTJ, PRH) rajapintatoteutuksien kautta tai käyttäen katseluyhteyksiä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös organisaatioiden julkisilta internetsivustolta, erilaisten sosiaalisen median palveluiden kautta tai ostamalla osoitteistoja kaupallisilta toimijoilta (Profinder).
4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?
Palveluiden sisältöä ja niistä tiedottamista ei voida tuottaa ilman henkilötietoja, eli tiedot ovat välttämättömiä. Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen ja käyttäjän itsensä antamaan suostumukseen. Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojen käyttöä tai pyytää niiden poistamista. Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.
5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?
Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.
6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?
Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen
päättymisen jälkeen.
7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.
9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.
Asiakaspalveluprosessit: Aloittavien yritysten palvelut, asiakas- ja yritys- /yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen ja asiakassuhteeseen tai sopimussuhteeseen perustuva verkostotoiminta:
- Säilytetään asiakkuuden ajan ja 5 vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen.
Markkinointi ja viestintä sekä omaehtoinen verkostotoiminta:
- Henkilötietoja säilytetään niiden aktiivikäytön / suostumuksen voimassaolon ajan tai enintään viisi vuotta. Rekisteröity voi milloin tahansa pyytää tietojensa poistamisen, jolloin ne poistetaan rekisteristä.
10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?
Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus
- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
- vaatia tietojesi poistamista
- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
- vastustaa tietojesi käsittelyä
- oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.
12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.
13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?
Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:
Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777
14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteystaholta. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Yhteyshenkilö
business.vantaa@vantaa.fi
Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunginhallitus. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Vantaan kaupunginhallitus
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa
Tietosuojavastaava
Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi