Henkilötietojesi käsittely Vantaa-infossa ja muissa kuntalaispalveluiden palveluissa

Kuntalaispalvelut käsittelee henkilötietojasi tietyissä tilanteissa silloin kun asioit Vantaa-infon kassalla. Tietoja kerätään, jotta maksamasi, puolestasi maksetut tai varaamasi tuotteet, palvelut tai kassanostot voidaan yhdistää oikeaan maksutapahtumaan. Tietoja kerätään myös verkostotoiminnan toteuttamiseksi (esim. Vantaan digitukiverkosto). Tietoja saatetaan kerätä myös palveluiden kehittämistä ja toteuttamista varten esim. asiakas- ja asukaskyselyihin liittyvät arvonnat, ilmoittautumiset tapahtumiin tai palveluihin.  

Vantaa-infon asiointipisteissä on tallentava valvontakamerajärjestelmä. Tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on kiinteistöomaisuuden ja irtaimiston suojaaminen sekä henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuden parantaminen. Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä "Tallentava kameravalvonta" -kylteillä ja/tai tarroilla. Lisäksi rekisteriseloste on pyynnöstä saatavissa.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.  

Kaupungin sisäisessä asioinnissa sekä sopimuskumppaneiden maksuihin liittyvässä asioinnissa Vantaa-infossa kerätään henkilön nimitiedot ja henkilötunnus. Henkilötiedot saadaan joko henkilöltä itseltään tai kolmannelta osapuolelta, jos kyseessä on henkilön puolesta maksettava kassapalvelu.  Lisäksi vapaa-ajan palveluita tai tuotteita koskevien varausten ja maksujen yhteydessä saatetaan kerätä tarpeen mukaan erilaisia asiakastietoja (esim. nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähköposti).  

Vantaa-infon tilavaraajilta kerätään tiettyjä tietoja Timmi-tilavarausjärjestelmässä. Tilavarauksiin liittyen on olemassa erillinen Timmi-järjestelmän informointiasiakirja, joka löytyy henkilötietojen käsittely -sivulta.

Verkostoyhteistyötä varten osallistujilta kerätään nimi sekä organisaatio- ja yhteystiedot.

Palveluiden kehittämisen ja toteuttamisen yhteydessä saatetaan kerätä nimi- ja yhteystietoja. Asiakaskokemustiedon keräämisen yhteydessä saatetaan kerätä nimi- ja yhteystieto (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

Verkkotapahtumiin osallistujilta kerätään nimi ja sähköpostiosoite, mikäli osallistuminen vaatii kirjautumisen tai osallistuja osallistuu kirjautuneena. Tapahtumiin osallistujilta voidaan myös ilmoittautumisen yhteydessä kerätä yhteystiedot.

Kameravalvonnan kuvamateriaali muodostaa rekisterin, johon tallentuu valvontakameroiden kuvatallenne, tallennusaika ja tallennuspaikka. Vantaan kaupungin Tilakeskus omistaa laitteistot ja pitää kirjaa rekisteriselosteista. Tilakeskus toimii myös kameravalvonnan rekisterinpitäjänä. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Vantaan kaupunki voi tarvittaessa määrittää asemansa vuoksi kameravalvontaa käyttävät vastuuhenkilöt. 

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta välttämätöntä tiettyjen palveluiden saamiseksi, kehittämiseksi tai yhteistyön toteuttamiseksi. 

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Kameravalvonnan tiedot voidaan pyynnöstä luovuttaa viranomaistahoille tai Tilakeskukselle, pääsääntöisesti Vantin kautta. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä eteenpäin muille, kuin edellä mainituille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Microsoft O365 palveluita/järjestelmiä käytettäessä henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin. 

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. 

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Kassatositteiden lakisääteinen säilytysaika on 6 vuotta. Tämän jälkeen tositteet hävitetään asianmukaisesti. Vapaa-ajan palveluita ja tuotteita koskevia varaus- ja asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin se on palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.  

Palveluiden toteuttamiseen ja kehittämiseen sekä verkostoyhteistyöhön liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista palvelun toteuttamisen, kehittämisen tai yhteistoiminnan kannalta.

Kameravalvonnan tietojen tallennusaika on pääosin 3–5 viikkoa ja vanha tallennusmateriaali korvautuu aina uudella, kun tallennustila täyttyy. Maksimisäilytysaika tallennuksille on pari kuukautta. Vantaa-info Myyrmäessä on myös reaaliaikainen kamerakuvien seuranta Vantin vartioinnin puolelta. 

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus  

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen. 

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle. 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi  
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö:
Ulla Virtanen, kuntalaispalveluiden päällikkö, työllisyyden ja kotoutumisen palvelualue
ulla.virtanen@vantaa.fi
puh. 0503145641 

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunginhallituksen elinvoima- ja työllisyysjaosto.
Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä:               
Vantaan kaupunki
Kaupunginhallituksen elinvoima- ja työllisyysjaosto            
Y-tunnus 0124610-9             
Asematie 7, 01300 Vantaa            

Tietosuojavastaava:
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo:
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi