Henkilötietojesi käsittely Vantaa-infon palvelupisteissä

Vantaa-info käsittelee henkilötietojasi silloin, kun olet asioinut Vantaa-infon kassalla, kun olet varannut tilan, tehnyt etädigituen pyynnön, järjestänyt tapahtuman tai näyttelyn Vantaa-infossa tai kun olet ollut maahanmuuttajan alkukartoituksessa.

Tietoja kerätään, jotta puolestasi maksetut tai maksamasi tuotteet tai kassanostot voidaan yhdistää oikeaan maksutapahtumaan, jotta yhteistoiminta tapahtumajärjestäjien kanssa olisi mahdollista ja jotta voimme kartoittaa tilanteesi kattavasti.

Vantaa-infossa on tallentava valvontakamerajärjestelmä. Tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on kiinteistöomaisuuden ja irtaimiston suojaaminen sekä henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuden parantaminen. Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä "Tallentava kameravalvonta" -kylteillä ja/tai tarroilla. Lisäksi rekisteriseloste on pyynnöstä saatavissa.

Vantaa-infossa kerätään tietyissä kassatapahtumissa henkilön nimitiedot, henkilötunnus (kaupungin sisäisessä asioinnissa sekä sosiaalitoimiston maksuihin liittyvässä asioinnissa) sekä osoitetiedot.

Tapahtumajärjestäjiltä kerätään nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja organisaatiotiedot. Tietyissä tilanteissa (yksityishenkilön vuokratessa tilan) kerätään myös henkilötunnus.

Etädigituen pyynnön yhteydessä kerätään henkilön nimitiedot, puhelinnumero, sähköposti ja asioinnin aihe.

Alkukartoituksissa on kerätty nimi ja henkilötunnus, puhelinnumero, maahanmuuttopäivä, äidinkieli, perhetilanne, tieto oleskeluluvan kestosta ja perusteesta tai EU-kansalaisen rekisteröinnistä.

Kameravalvonnan kuvamateriaali muodostaa rekisterin, johon tallentuu valvontakameroiden kuvatallenne, tallennusaika ja tallennuspaikka. Vantaan kaupungin Tilakeskus omistaa laitteistot ja pitää kirjaa rekisteriselosteista. Tilakeskus toimii myös kameravalvonnan rekisterinpitäjänä. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja saavat käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Vantaan kaupunki voi tarvittaessa määrittää asemansa vuoksi kameravalvontaa käyttävät vastuuhenkilöt.

Henkilötiedot saadaan joko henkilöltä itseltään tai kolmannelta osapuolelta, jos kyseessä on henkilön puolesta maksettava kassapalvelu (sosiaalitoimiston asiakkaat, kaupungin henkilökunta, vastaanottokodin asukkaat, oppilaat). Alkukartoituksen henkilötiedot saadaan väestörekisteristä ja yhteistyökumppaneilta (Vantaan kaupungin maahanmuuttajapalveluista sekä TE-toimistolta).

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Kassapalveluiden, etädigituen pyyntöjen ja tapahtuma- ja näyttelyjärjestelyiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin Vantaan kaupungilta. Alkukartoituksen tietoja voidaan luovuttaa niitä tarvitseville tahoille kunnalla ja työ- ja elinkeinotoimessa.

Kameravalvonnan tiedot voidaan pyynnöstä luovuttaa viranomaistahoille tai Tilakeskukselle, pääsääntöisesti Vantin kautta. Tietoja ei luovuteta eikä siirretä eteenpäin muille, kuin edellä mainituille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kassatositteiden lakisääteinen säilytysaika on 6 vuotta. Tämän jälkeen tositteet hävitetään asianmukaisesti. Tilanvuokrauksen tietoja säilytetään kaksi vuotta. Etädigituen pyyntöihin, tapahtumiin ja näyttelyihin liittyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista palvelun toteuttamisen, kehittämisen tai yhteistoiminnan kannalta. Alkukartoituksessa kerättyjä tietoja säilytetään kotoutumislain määrittämän ajan.

Kameravalvonnan tietojen tallennusaika on pääosin 3–5 viikkoa ja vanha tallennusmateriaali korvautuu aina uudella, kun tallennustila täyttyy. Maksimisäilytysaika tallennuksille on pari kuukautta. Vantaa-info Myyrmäessä on myös reaaliaikainen kamerakuvien seuranta Vantin vartioinnin puolelta.

Tietoja käsittelevät Vantaan kaupungilla ainoastaan ne henkilöt, joiden on tarpeen päästä niitä käsittelemään työnsä vuoksi. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, pois lukien alkukartoituksen asiakkaat, joiden tietoja voidaan luovuttaa kunnalle tai työ- ja elinkeinotoimelle.

Kassatositteet säilytetään manuaalisesti Vantaan kaupungin arkistossa, kunnes niiden säilytysaika on päättynyt. Tämän jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti. Kassatositteet säilyvät myös vaaditun ajan sähköisessä muodossa. Tapahtuma- ja näyttelyjärjestäjien sekä tilanvuokraajien ja etädigituen pyyntöjen tietoja on sähköisessä muodossa Vantaa-infon käytössä olevilla työasemilla sekä kaupungin käytössä olevissa ohjelmissa tai sopimuskumppanin ylläpitämässä kyselyohjelmassa. Näiden lisäksi osa tiedoista on manuaalisessa muodossa mapeissa. Alkukartoituksen tiedot säilytetään hallintorakennuksessa lukollisessa kaapissa.

Kamerarekisteri säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettua ja laitteet lukittuina. Laitteisiin on tunnukset vain Tilakeskuksen nimeämillä urakoitsijoilla ja Vantin turvatekniikalla. Kaupungilla on sopimus Vantin kanssa, sekä laitteiston huoltosopimukset eri urakoitsijoiden kanssa. Tilakeskus on rekisterinpitäjä ja määrittelee käytön.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietonne voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta myös ilmoitetaan teille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojenne vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillenne.

Jos epäilette, että tietojenne käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, teillä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät alla olevan linkin kautta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Teillä on oikeus saada tietää, mitä tietoja teistä on tallennettu rekisteriin. Voitte tarkistaa itseänne koskevat tiedot ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa tai kaupungin kirjaamossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon.

Teillä on oikeus peruuttaa suostumus tietojenne säilytykseen, mikäli niiden säilytys ei ole lakisääteistä. Teillä on myös oikeus saada itseäänne koskevat henkilötiedot sekä oikeus siirtää ne järjestelmästä toiseen.