Informointiasiakirja henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin elintapaohjauspalvelu hyvinvointimentoroinnissa

Palvelussa henkilöiltä kerätään vain välttämättömät tiedot palveluiden tarjoamiseksi, edistymisen seuraamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi.   Emme koskaan käytä tietojasi muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Osallistuminen palveluun on vapaaehtoista. Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Selostus suostumuksella hankittavista tiedoista kohdassa 3.  Potilasrekisteriin kirjattavan potilastiedon osalta sinulta ei kysytä erillistä suostumusta. Mikäli et hyväksy potilasrekisteriin kirjaamista, sinulle tarjotaan liikunta-, ravitsemus- tai elintapaneuvontaa chat, puhelin tai sähköpostipalveluna.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §.

Kaikki elintapaohjauspalveluissa kerättävät tiedot saadaan sinulta henkilökohtaisesti tai sinun suostumuksellasi. Palvelussa on käytössä useita rekistereitä, jotka luetellaan alla. Henkilötiedot kirjataan vain niiltä osin, kuin ne on kerätty.

1. Hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisteri 

Yhteenvetorekisteriin kerättävän tiedon laajuus riippuu palvelun kestosta ja laajuudesta.

Hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisterin tietosisältö:

• Henkilökohtainen käyttäjä-ID
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä, työtilanne, lähettävä ammattihenkilö, ohjautumiskanava mentorointiin, koulutusvuodet, tupakointistatus, vanhempien aivo- ja sydäninfarkti -tapahtumat)
• Aloituspäivämäärä ja käyntien määrä
• Arvio palveluun sitoutumisesta
• Arvio sovelluksen käytön aktiivisuudesta
• Pituus  
• Paino  
• Painoindeksi BMI (kg/pituus m²) 
• Fyysisen aktiivisuuden arvio ja maksimaalisen hapenottokyvyn arvio (VO_2max, ml/kg/min), kuntoluokka 
• Käden puristusvoimamittauksen tulokset, kuntoluokka 
• Verenpainemittauksen tulokset (systolinen ja diastolinen verenpaine, leposyke) 
• Vyötärönympärysmittauksen tulokset (cm) 
• Muutosvalmius (1–5) 
• EQ-VAS (koetun terveydentilan arvio asteikolla 0–100) 
• Arvio päivittäisestä askelmäärästä
• D2D-kyselyn tulokset
• Diabeteksen riskitesti 
• Hyvinvointimentoroinnin alku- ja loppukyselyn tulokset 
  • Fyysisen aktiivisuuden kysely
  • Unikysely
  • Ravitsemuskysely 
  • Kysely elämänlaadusta 

2. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ylläpitämä potilasrekisteri (Apotti- potilastietojärjestelmä)

Hyvinvointimentorit kirjaavat mittaustuloksesi sekä edistymisesi seurannan Apotti -potilastietojärjestelmään. Potilastietojärjestelmään kirjattua tietoa käsitellään potilastietolain mukaisesti ja tieto on näkyvillä myös muille sinua hoitaville terveydenhuollon ammattilaisille.

Apottiin kirjattavien tietojen tietosisältö: 

• Pituus (cm) 
• Paino (kg) 
• Painoindeksi BMI (kg/pituus m²) 
• Fyysisen aktiivisuuden arvio ja maksimaalisen hapenottokyvyn arvio (VO_2max, ml/kg/min) 
• Puristusvoimamittaukset tulokset (kg) 
• Verenpainemittauksen tulokset (systolinen ja diastolinen verenpaine, leposyke) 
• Vyötärönympärysmittauksen tulokset (cm)
• EQ-VAS (koetun terveydentilan arvio asteikolla 0–100) 
• D2D-kyselyn tulokset
• Muut yksilövastaanotolla tehtävät terveydentilaan liittyvät mittaustulokset tai keskustelussa ilmenneet hyvinvointimentoroinnin edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat  

3. Kysely- ja tiedonkeruujärjestelmä Webropol

Webropol on internetin välityksellä toimiva järjestelmä tiedonkeruuseen. Webropol -kyselyn avulla sinulta kerätään seuraavia tietoja muutoksen arvioimiseksi.

Webropolin tietosisältö:

• henkilökohtainen käyttäjä-ID
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä, koulutusvuodet, tupakointistatus, vanhempien aivo- ja sydäninfarkti -tapahtumat, lähisukulaisten tyypin 2 diabetes) 
• sähköisten kyselyiden vastaukset (fyysisen aktiivisuuden kysely, unikysely, ravitsemuskysely, kysely elämänlaadusta)

d) Hyvinvointisovellus Heia Heia

Jos olet ottanut käyttöön hyvinvointisovellus Heia Heian, sinua pyydetään hyväksymään palvelun käyttöehdot ja yksityisyysperiaatteet sovelluksessa. HeiaHeia Oy kerää ja käsittelee vain sellaista henkilötietoa, mitä se tarvitsee palvelun tuottamiseen. Tietolähteenä on käyttäjän itsensä antamat tiedot HeiaHeia-palvelussa tai palvelun luomat tiedot. HeiaHeia Oy:n tarkemmat yksityisyysperiaatteet ja tietosisältö ovat luettavissa: www.heiaheia.com/fi/privacy.

4. Huco Sport -kysely liikkumisprofiilin arvioimiseksi

Vastatessasi sähköpostilla lähetettävään Huco Sport kyselyyn, hyväksyt palvelun käyttöehdot ja yksityisyysperiaatteet. Wellbeing Factory Oy kerää online -kartoituksissaan tarvittavat tiedot henkilökohtaisen hyvinvointiraportin luomiseen.  Tarkemmat yksityisyysperiaatteet ja tietosisältö ovat luettavissa: https://wellbeingfactory.fi/tietosuojakaytanto/.  

f) Polar-fitnesskello

Hyvinvointimentoroinnin aikana sinulla on mahdollisuus saada lainakäyttöön Polar-fitnesskello liikkumisen tueksi. Ottaessasi kellon käyttöön sinua pyydetään hyväksymään palvelun käyttöehdot ja yksityisyysperiaatteet Polar Flow -sovelluksessa rekisteröitymisen yhteydessä. Polar Electro Oy:n tarjoamaan Polar Flow -sovellukseen kertyy sinusta tietoa käyttäessäsi sovellusta. Tarkemmat yksityisyysperiaatteet ja tietosisältö ovat luettavissa: https://www.polar.com/fi/legal/privacy-notice

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä osallistuaksesi palveluun, jotta henkilökohtainen ohjaus on mahdollista toteuttaa sinun terveyttäsi ja hyvinvointia edistävästi. Voit kuitenkin kieltää tietojen kirjaamisen hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle. Voit osallistua hyvinvointimentorointiin ilman HeiaHeia –sovelluksen, Polar-urheilukellon tai Wellbeing Factoryn online -kyselyn käyttämistä.

Emme luovuta henkilötietojasi eteenpäin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Vantaan kaupungin Elintapaohjauspalvelut eivät käsittele henkilötietojasi EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. 

Henkilötietojasi säilytetään Hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekistereissä kolme vuotta asiakassuhteen päättymisestä jälkiseurannan toteuttamiseksi. Kerätty tieto anonymisoidaan tämän jälkeen. Palvelun aikana Apotti-potilastietojärjestelmään tehdyt kirjaukset säilyvät potilastietorekisterin informointiasiakirjan mukaisesti.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti tai erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Liikunnan toiminnallisten palveluiden päällikkö

Silkkitehtaantie 5 C, 01300 Vantaa

jani.raivio@vantaa.fi

Hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisterin rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Yhteenvetorekisterien rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Kaupunkikulttuurilautakunta

Y-tunnus 0124610–9

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo:

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi