Informointiasiakirja henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin elintapaohjauspalvelu hyvinvointimentoroinnissa

Hyvinvointimentoroinnin asiakkailta kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tuottamiseksi. Asiakkaasta kertyy tietoa palveluntarjoajan mobiilisovellukseen (Coach4Pro/ HeiaHeia) asiakkaiden itse kirjaamista merkinnöistä, liikunta-aktiivisuudesta ja analytiikkaa sovelluksen käyttäjäaktiivisuudesta. Palveluntarjoajien (Coach4Pro/ HeiaHeia) henkilötietojen käsittely on kuvattu palveluntarjoajan informointilomakkeessa, jonka asiakas saa ensimmäisen kerran kirjauduttuaan mobiilisovellukseen.

Asiakkaan henkilökohtainen hyvinvointimentori tekee asiakasvastaanottojen mittaustuloksista ja edistymisestä kirjauksia Apotti-potilastietojärjestelmään asiakkaan suostumuksella. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen kirjaus Apotti-järjestelmään, mikä ei ole este elintapaohjaukseen osallistumiselle. Mikäli tiedot saa kirjata, säilyvät ne Apotissa terveydenhuoltotietojen tavoin ja ne näkyvät järjestelmässä terveydenhuoltohenkilöstölle.

Apotin lisäksi hyvinvointimentori kirjaa asiakkaiden vastaanottomittaustuloksista ja Coach4Pro - sovelluskyselyiden vastauksista edistymisen seurantaa elintapaohjauksen yhteenvetorekisteriin tulosten tilastollisia tarkasteluja varten. Yhteenvetorekisterin tiedot ovat pseudonymisoituja (asiakkaan nimen tilalla käytetään ID-numeroa). Kaupungin elintapaohjaajat huolehtivat tietojen pseudonymisoinnin jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Tiedot anonymisoidaan kolmen vuoden kuluttua niiden kirjaamisesta. Elintapaohjaajilla on erikseen asiakkaiden nimilistaus, josta selviää ID-numeroa vastaava asiakkaan nimi. Nimi-ID-listaus säilytetään erillään yhteenvetorekisterin tiedoista. Vain asiakkaan oma elintapaohjaaja tietää mikä tieto kuuluu kullekin asiakkaalle.

Yhteenvetorekisterin tietoja käsittelevät vain kaupungin elintapaohjauksessa työskentelevät henkilöt, joiden työtehtävä sitä edellyttää. Yhteenvetorekisterin tiedoista tehdään ryhmätason tilastoja ja tilastollisia analyyseja toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Ryhmätason tuloksista raportoidaan Vantaan kaupungin sisäisesti ja ulkoisesti toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Raportoinneista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

Kaikissa rekistereissä (Apotti ja yhteenvetorekisteri) olevia tietoja käsitellään elintapaohjauspalvelun tarjoamiseksi rekisteröidylle ja käsittely perustuu aina rekisteröidyn suostumukseen. Asiakas antaa suostumuksensa hyvinvointimentorille tietojen kirjaamiseksi Apottiin ja yhteenvetorekisteriin erillisen suostumuslomakkeen kautta.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen tietojen käsittelystä.

Palveluntarjoaja Coach4Pro ei kerää asiakkailta tietoja. Yrityksen nähtävissä on asiakkaan nimitiedot laskutuksen tai teknisen tuen tarpeen myötä. Yrityksellä ei ole oikeutta nähdä asiakkaan tekemiä sovellusmerkintöjä tai liikunta-aktiivisuustietoja. Kaupungin elintapaohjauksessa työskentelevät henkilöt näkevät työtehtäviensä hoitamiseen liittyvät asiakkaan tekemät sovellusmerkinnät ja liikunta-aktiivisuustiedot, mikäli asiakas hyväksyy suostumuslomakkeen. Tiedot saadaan asiakkailta itseltään ja tietoja käytetään vain palvelun tarjoamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden osoittamiseksi. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Palveluntarjoajan sovellukseen (Coach4Pro) kertyy analytiikkaa sovelluksen käyttöaktiivisuudesta ryhmätasolla. Elintapaohjaajat käyttävät tietoja arvioidakseen sovellussisällön hyödyllisyyttä. Ryhmätason analytiikkatiedot (ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä) ovat myös palveluntarjoajan (Coach4Pro) nähtävillä. HeiaHeia-sovelluksessa vastaavanlaista analytiikkaa ei kerry hyvinvointimentoreiden nähtäväksi.

Kaupungin elintapaohjaajat kirjaavat asiakkaan edistymisen seurantaa (mm. mittaustulokset) Apottiin asiakkaan suostumuksella. Tiedot ovat nähtävillä myös terveydenhuollon toimijoilla. Kaupungin yhteenvetorekisteriin kerätään tietoja vastaanottomittaustuloksista, asiakkaiden sovelluskirjauksista ja liikunta-aktiivisuudesta. Kaikki tiedot kirjataan pseudonymisoidusti ja niistä kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tarjoamiseksi ja tulosten tarkastelemiseksi. Yksittäisiltä asiakkailta, joilla ei ole sovellusta käytössään, yhteenvetorekisteriin voidaan kerätä kirjallisten kyselylomakkeiden vastauksia.

Yhteenvetorekisteri on käytössä vain elintapaohjauksessa työskentelevillä Vantaan kaupungin työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Palveluntarjoajan (Coach4Pro) tietosisältö:

• Käyttäjän liikuntapäiväkirjan tiedot ja muut käyttäjän palveluun syöttämät hyvinvointi- ja muut kirjaukset ja tiedot
• Hyvinvointitiedot käyttäjän palveluun linkittämistä puettavista laitteista, kuten treenit, askeleet, uni, leposyke
• Käyttäjän sovelluspalveluun lataamat valokuvat
• Käyttäjän sosiaaliset yhteydet palvelussa
• Käyttäjän viestihistoria palvelussa
• Käyttäjän jäsenyys ryhmissä
• Harjoitusten sijaintitiedot

Apottiin kirjattavien tietojen tietosisältö:

• Pituus
• Paino
• Painoindeksi BMI (kg/pituus m2)
• Fyysisen aktiivisuuden arvio ja maksimaalisen hapenottokyvyn arvio (VO2max, ml/kg/min)
• Puristusvoimamittaukset tulokset
• Verenpainemittauksen tulokset (systolinen ja diastolinen verenpaine, leposyke)
• Vyötärönympärysmittauksen tulokset
• Muut yksilövastaanotolla tehtävät terveydentilaan liittyvät mittaustulokset tai keskustelussa ilmenneet hyvinvointimentoroinnin edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat

Elintapaohjaajien yhteenvetorekisterin tietosisältö:

• Henkilökohtainen käyttäjä-ID
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä, ammattiasema, ohjautumiskanava mentorointiin, syy hakeutua elintapaohjaukseen)
• Pituus
• Paino
• Painoindeksi BMI (kg/pituus m2)
• Fyysisen aktiivisuuden arvio ja maksimaalisen hapenottokyvyn arvio (VO2max, ml/kg/min)
• Puristusvoimamittaukset tulokset
• Verenpainemittauksen tulokset (systolinen ja diastolinen verenpaine, leposyke)
• Vyötärönympärysmittauksen tulokset
• Muut yksilövastaanotolla tehtävät terveydentilaan liittyvät mittaustulokset tai keskustelussa ilmenneet hyvinvointimentoroinnin edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat
• Käyttäjän liikuntapäiväkirjan tiedot ja muut käyttäjän palveluun syöttämät hyvinvointi- ja muut kirjaukset ja tiedot

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen suostumuksellaan. Käyttäjien sovelluksen käyttöaktiivisuudesta ja -tavoista kerätään analytiikkaa Coach4Pron sovelluksesta.

Palveluntarjoajan sovelluksessa pyydettyjen henkilötietojen (nimi, sähköposti) antaminen on välttämätöntä palvelun tarjoamiseksi. Asiakas voi kieltää elintapaohjaustietojen kirjaamisen potilastietojärjestelmä Apottiin, mikä ei ole este elintapaohjaukseen osallistumiselle. Asiakas voi kieltää myös tietojen kirjaamisen elintapaohjaajien yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle.

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia. Poikkeustapauksissa rekisterin tietoja voidaan luovuttaa ilman tunnistetietoja akateemiseen tutkimuskäyttöön suomalaisille korkeakouluille. Tiedoista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Elintapaohjauksen henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity on mukana Vantaan kaupungin elintapaohjauspalvelu hyvinvointimentoroinnissa.

Potilastietojärjestelmä Apotissa hyvinvointimentorin tekemät kirjaukset säilyvät potilastietorekisterin informointiasiakirjan mukaisesti.

Palveluntarjoajan sovelluksessa (Coach4Pro) henkilötietoja säilytetään informointilomakkeen mukaisesti kuusi kuukautta palvelun päättämisestä.

Kaupungin liikunnan palvelualueen ylläpitämän elintapaohjauksen yhteenvetorekisterin tietoja säilytetään kolme vuotta ohjelman päätyttyä jälkiseurannan toteuttamiseksi. Kerätty tieto anonymisoidaan tämän jälkeen.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse.

Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

• tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen poistamista
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Liikunnan toiminnallisten palveluiden päällikkö
Silkkitie 5 C, 01300 Vantaa
puh. 09 83911, hyvinvointimentorointi(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurilautakunta
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
Mikael Valtomaa, lakimies
etunimi.sukunimi@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi