Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa

Rekrytointijärjestelmää käytetään työnantajan tehtävien hoitoa varten. Järjestelmän avulla Vantaan kaupunki mm. ilmoittaa työnhakijoille kaupungin avoinna olevista työpaikoista, asioi työnhakijoiden kanssa ja kokoaa työnhakijan ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksentekoa varten ja valitsee uuden työntekijän ja informoi valinnasta muita hakijoita.

Rekrytoinnin järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Rekrytointijärjestelmässä hakija voi antaa suostumuksensa, että hänen hakemustaan voidaan käyttää muissa rekrytoinneissa. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta

Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 88 artiklan kohdat 1 ja 2

Laki yksityisyydensuojasta työelämässä eli työelämän tietosuojalaki (759/2004)

Vantaan kaupungin Henkilöstö ja konsernipalvelut kerää rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot, eri alojen osaamisen, henkilön oman esittelyn sekä kaikki muut tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään. Omassa esittelyssä kehotetaan ilmaisemaan vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja (kuten terveydentilaa koskevia tietoja).

Tiedot kerätään pääsääntöisesti hakijalta sähköisesti suoraan rekrytointijärjestelmään. Tietoja voidaan kerätä myös muilta osapuolilta, kuten työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Hakijalla on oikeus antaa rekrytointiprosessissa tarvittavat tiedot myös kirjallisesti. Joissakin rekrytoinneissa saatetaan käyttää myös videohaastattelua. Videohaastattelujen toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa Mobile CV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen.

Palvelussa käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi.

Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.

Henkilötietojasi käsittelevät rekrytointipalvelujen henkilöstö, rekrytoivat esihenkilöt ja viranhaltijat sekä heitä avustavat asiantuntijat. Tietojasi käsitellään myös toimistorobotiikan avulla asiakirjojen arkistoinnin yhteydessä.

Hakijoilta kerättyihin tietoihin lisätään tietoja muun muassa kelpoisuudesta haettavana olevaan tehtävään, rekrytointiprosessin vaiheista sekä valituksi tulleesta henkilöstä ja valintapäätöksestä.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä rekrytointiprosessin asioiden hoidon kannalta.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille tahoille. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi luovutettaessa tietoja muille kyseiseen rekrytointiin liittyville asianosaisille. Työpaikkahakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja ja tietoja voidaan joutua luovuttamaan myös viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella. Perustuslaissa ja julkisuuslaissa säädetään julkisuusperiaatteesta. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa säädetä toisin. Työhakemukset tulevat julkiseksi viranomaisen saatua ne. Tietojasi ei luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Erillisellä suostumuksella Vantaan kaupunki voi käyttää tietojasi markkinointitarkoituksiin, kuten avoinna olevista työpaikoista ilmoittamiseen.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen

päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen palvelu, jonka sijaintipaikka on Suomi.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Rekrytointijärjestelmästä tiedot poistetaan, kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja muun lainsäädännön mukaiset kanneajat (mm. laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuuslaki) ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työhakijoita koskevat tiedot eli työpaikkahakemukset hävitetään noin kahden vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun valintapäätös on tehty, jos päätöstä ei ole riitautettu tai työpaikkahakemuksen tietojen säilyttämiselle ei ole muuta vastaavaa erityistä lainmukaista perustetta.

Valitun henkilön hakemus ja hakijayhteenveto, joka ei sisällä yhteystietojasi, siirretään arkistointijärjestelmään toimistorobotiikkaa hyödyntäen. Valittujen henkilöiden hakemukset liitteineen säilytetään arkistolaitoksen antaman päätöksen (3.9.2001 KA 158/43/01) mukaisesti pysyvästi. Hakijayhteenvetoa säilytetään Suomen kuntaliiton antaman säilytysaikasuosituksen mukaisesti 10 vuotta.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus

- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään

- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista

- vaatia tietojesi poistamista

- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista

- vastustaa tietojesi käsittelyä

Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolta. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Tanja Painilainen, Vantaan keskitettyjen hr-palvelujen tietosuojayhteyshenkilö, Kaupunkistrategian ja johdon toimiala/Henkilöstö ja konsernipalvelut

tanja.painilainen(at)vantaa.fi

puh. 040 589 0907

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Y-tunnus 0124610-9 puh. (vaihde): 09 839 11

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava 

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi