Henkilötietojen käsittely rekrytoinnissa

Vantaan kaupungin Henkilöstö- ja konsernipalvelut kerää rekrytoinnin yhteydessä hakijoilta yksilöinti-, koulutus-, kielitaito- ja työkokemustiedot, eri alojen osaamisen, henkilön oman esittelyn sekä kaikki muut tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään. Omassa esittelyssä kehotetaan ilmaisemaan vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja eikä hakemuksessa tule ilmaista arkaluonteisia henkilötietoja (kuten terveydentilaa koskevia tietoja).

Rekrytointijärjestelmää käytetään työnantajan tehtävien hoitoa varten. Järjestelmän avulla Vantaan kaupunki mm. ilmoittaa työnhakijoille kaupungin avoinna olevista työpaikoista, asioi työnhakijoiden kanssa ja kokoaa työnhakijan ilmoittamista tiedoista yhteenvetoja päätöksentekoa varten ja valitsee uuden työntekijän ja informoi valinnasta muita hakijoita.

Rekisterin teknisenä alustana toimii LAURA-palvelu, jonka toimittaja LAURA Rekrytointi Oy vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä. LAURA Rekrytointi Oy on suomalainen palvelu, jonka sijaintipaikka on Suomi.

Tiedot kerätään pääsääntöisesti hakijalta sähköisesti suoraan rekrytointijärjestelmään. Tietoja voidaan kerätä myös muilta osapuolilta, kuten työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Hakijalla on oikeus antaa rekrytointiprosessissa tarvittavat tiedot myös kirjallisesti. Joissakin rekrytoinneissa saatetaan käyttää myös videohaastattelua. Videohaastattelujen toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka toimittaa Mobile CV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen.

Henkilötietojasi käsittelevät rekrytointipalvelujen henkilöstö, rekrytoivat esimiehet ja viranhaltijat sekä heitä avustavat asiantuntijat. Hakijoilta kerättyihin tietoihin lisätään tietoja muun muassa kelpoisuudesta haettavana olevaan tehtävään, rekrytointiprosessin vaiheista sekä valituksi tulleesta henkilöstä ja valintapäätöksestä.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille tahoille. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi luovutettaessa tietoja muille kyseiseen rekrytointiin liittyville asianosaisille. Työpaikkahakemukset ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja ja tietoja voidaan joutua luovuttamaan myös viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella. Tietojasi ei luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Erillisellä suostumuksella Vantaan kaupunki voi käyttää tietojasi markkinointitarkoituksiin, kuten avoinna olevista työpaikoista ilmoittamiseen.

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Hakemustietojen käsittelystä jää merkintä järjestelmään. Näin voidaan puuttua asiaan, jos tiedoissasi on käyty asiattomasti. Hakija pääsee muokkaamaan oman hakemuksensa tietoja sähköisessä rekrytointijärjestelmässä. Vantaan kaupungin käyttäjät pääsevät sähköiseen järjestelmään roolinsa mukaisilla oikeuksilla ainoastaan kaupungin sisäisestä verkosta, jonne käyttäjätunnukset saa ainoastaan allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen. Muilta osin tietoja säilytetään lukituissa tiloissa.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietosi voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta myös ilmoitetaan sinulle välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillesi. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, voidaan asiasta ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Rekrytointijärjestelmästä ne poistetaan, kun valintapäätös on saanut lainvoiman ja muun lainsäädännön mukaiset kanneajat (mm. laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta ja yhdenvertaisuuslaki) ovat kuluneet umpeen. Käytännössä työhakijoita koskevat tiedot eli työpaikkahakemukset hävitetään noin kahden vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun valintapäätös on tehty, jos päätöstä ei ole riitautettu tai työpaikkahakemuksen tietojen säilyttämiselle ei ole muuta vastaavaa erityistä lainmukaista perustetta. Valitun henkilön hakemus ja hakijayhteenveto, joka ei sisällä yhteystietojasi, siirretään arkistointijärjestelmään. Valittujen henkilöiden hakemukset liitteineen säilytetään arkistolaitoksen antaman päätöksen (3.9.2001 KA 158/43/01) mukaisesti pysyvästi. Hakijayhteenvetoa säilytetään Suomen kuntaliiton antaman säilytysaikasuosituksen mukaisesti 10 vuotta.

Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Jos havaitset virheitä tai puutteita tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi. Jos havaitset, että sinusta on tallennettu virheellistä tai tarpeetonta tietoa, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot poistetuksi. Tietojen tarkastus-, korjaus- tai poistamispyynnön voi osoittaa henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Ennen tarkastuspyynnön toteuttamista tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee varmistaa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä henkilöllisyys tarkastetaan poliisin myöntämällä ajokortilla, henkilökortilla tai passilla. Postitse toimitetun tietopyynnön osalta henkilöllisyys todennetaan muulla luotettavalla tavalla. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa.

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Jos henkilötietosi on kerätty nimenomaisen suostumuksesi perusteella, sinulla voi olla oikeus vaatia poistamaan ne. Voit myös aina pyytää poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, saat siitä ilmoituksen viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoituksessa kerrotaan syyt pyynnöstä kieltäytymiseen sekä valitusmahdollisuudesta valvontaviranomaiselle. Ilmoituksessa kerrotaan myös, jos käytössäsi on muita oikeussuojakeinoja.  

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta: Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot | Tietosuojavaltuutetun toimisto

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä Vantaan kaupungilla, voit pyytää lisätietoja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta tai eri toimialojen tietosuojayhteyshenkilöiltä. Voit myös pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Aija Heiskanen, henkilöstökeskuksen tietosuojayhteyshenkilö
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
050 436 0213

tai tai rekrytointipalvelu nettirekrytointi(at)vantaa.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä       

Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9                    
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 
Kirjaamon yhteystiedot

Informointiasiakirja on päivitetty 3.3.2022.

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.