Henkilötietosi kaupunginhallituksen yleisjaoston myöntämien avustuksien käsittelyssä

Vantaan kaupungin avustuksia haetaan kirjallisesti kaupungin laatimilla lomakkeilla. Vantaan kaupunki saa kerätä välttämättömät henkilötiedot sinulta, jotta avustuksiin liittyen sinuun voidaan olla yhteydessä lisätietojen pyytämistä varten, päätöksistä tiedottamista varten sekä avustuksien maksamista varten.

Kerättyjä tietoja käytetään myös avustustoiminnasta tiedottamiseen yleensä tai avustuksiin läheisesti liittyvistä asioista tiedottamiseen. Tietoja ei luovuteta esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Lomakkeissa kaikilta hakijoilta kysytään osoite, yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelinnumero sekä taloudesta vastaavalta samat tiedot. Lisäksi riippuen avustuslajista kysytään hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin sekä tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien yhteystiedot. Mikäli avustuksen hakijana on yksittäinen henkilö, kysytään lisäksi sosiaaliturvatunnus ja pankkitilin numero.

Kyllä. Vantaan kaupunki saa kerätä välttämättömät henkilötiedot sinulta, jotta avustuksiin liittyen sinuun voidaan olla yhteydessä lisätietojen pyytämistä varten, päätöksistä tiedottamista varten sekä avustuksien maksamista varten.

Tarvittavat tiedot saadaan ensisijaisesti avustuksen hakemuslomakkeesta tai kysymällä hakijalta.

Vantaan kaupunki voi luovuttaa tietojasi eteenpäin vain kaupungin toiselle avustuksia valmistelevalle toimijalle. Tietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin se avustusvalmistelun kannalta on välttämätöntä.

Vantaan kaupunginhallituksen yleisjaoston avustuksia varten kerättyjä henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Salassa pidettävien ja  arkaluonteisten tietojen osalta jokaisella kaupungin henkilöstöön kuuluvalla on vaitiolovelvollisuus.

Tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti. Asiakirjat säilytetään turvallisessa paikassa ja sähköiset  asiakirjat asianmukaisesti suojattuina. Avustuspäätökset ovat kuitenkin julkisia.

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Tietojärjestelmiin pääsevät vain työntekijät käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Paperisia asiakirjoja säilytetään lukituissa tiloissa.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta sinulta pyydetyt henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa oikeuksillesi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joita tiedot ovat vuotaneet. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella. 

Vantaan kaupunki säilyttää kaupunginhallituksen yleisjaoston avustuksia varten kerättyjä asiakastietoja vain niin kauan, kuin laki velvoittaa säilyttämään tiedot. Säilytysajan päätyttyä asiakastiedot hävitetään. Avustuksiin liittyvät asiakastiedot hävitetään pääsääntöisesti 10 vuoden kuluttua.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Ennen tarkastuspyynnön toteuttamista tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee varmistaa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä henkilöllisyys tarkastetaan poliisin myöntämällä ajokortilla, henkilökortilla tai passilla. Postitse toimitetun tietopyynnön osalta henkilöllisyys todennetaan muulla luotettavalla tavalla. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa.

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon:

Vantaan kaupunki, Kirjaamo
Asematie 7,
01300 Vantaa. 

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, saat siitä ilmoituksen viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoituksessa kerrotaan syyt pyynnöstä kieltäytymiseen sekä valitusmahdollisuudesta valvontaviranomaiselle. Ilmoituksessa kerrotaan myös, jos käytössäsi on muita oikeussuojakeinoja.  

Jos epäilet, että sinun tai perheesi tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta: Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot | Tietosuojavaltuutetun toimisto

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä Vantaan kaupungilla, voit pyytää lisätietoja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta tai eri toimialojen tietosuojayhteyshenkilöiltä. Voit myös pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Outi Kylväjä, Asukaspalvelujen tietosuojayhteyshenkilö
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi.

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa