Henkilötietojen käsittely palkkioiden ja korvausten maksatuksessa

Henkilötietojasi kerätään rekistereihin, joita käytetään suorituksen maksajalle kuuluvien tehtävien hoitoa varten. Niiden avulla maksaja mm. huolehtii lakisääteisistä velvoitteistaan, kuten esim. ennakonpidätyksestä ja eläkemaksun pidätyksestä.

Kun olet tullut valituksi Vantaan kaupungin luottamustehtävään tai olet tulossa suorittamaan toimeksiannon tai muun sopimuksen nojalla työsuoritusta, pyydetään sinulta palkkion tai korvauksen suorittamista varten henkilö- ja pankkitilitiedot.

Kyllä. Henkilö- ja pankkitilitiedot tarvitaan palkkion tai korvauksen suorittamista varten.

Henkilötietojasi käsittelevät maksatusprosessista vastaavat ja siinä toimivat asiantuntijat.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille tahoille. Tällainen tilanne voi muodostua esimerkiksi viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella. Tietojasi luovutetaan mm. verottajalle ja puoluemaksujen osalta puolueille sekä tarvittaessa myös eläkevakuutusyhtiölle ja tapaturmavakuutusyhtiölle. Tietojasi ei luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Tietojasi käsitellään myös johtamisen tueksi tarvittavien raporttien ja tilastojen tuottamisessa.

Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot sekä yhteydet on suojattu teknisesti. Vantaan kaupungin palkkiojärjestelmään käyttäjä pääsee roolinsa mukaisilla oikeuksilla ainoastaan Vantaan kaupungin sisäisestä verkosta, johon käyttäjätunnukset saa ainoastaan allekirjoittamalla tietosuojasitoumuksen. Tietojesi käsittelystä jää merkintöjä järjestelmiin. Näin voidaan puuttua asiaan, jos tiedoissasi on käyty asiattomasti. Paperisia asiakirjoja säilytetään lain mukaisesti kaupungin lukituissa arkistotiloissa.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tietosi voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta myös ilmoitetaan sinulle välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillesi. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, voidaan asiasta ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Osa tiedoista kuten luottamushenkilörekisteri säilytetään pysyvästi arkistolaitoksen määräyksen perusteella. Suurin osa säilytysajoista perustuu lainsäädäntöön ja suorituksen maksajan velvoitteisiin. Joidenkin tietojen säilytysajat voivat olla pitkiä ja perustua viranomaisen tiedonsaantioikeuteen, kuten muun muassa eläkkeen määräytymisen laskentaan.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Jos havaitset virheitä tai puutteita tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi. Jos havaitset, että sinusta on tallennettu virheellistä tai tarpeetonta tietoa, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot poistetuksi. Tietojen tarkastus-, korjaus- tai poistamispyynnön voit osoittaa henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Ennen tarkastuspyynnön toteuttamista tietojen pyytäjän henkilöllisyys tulee varmistaa. Henkilökohtaisen käynnin yhteydessä henkilöllisyys tarkastetaan poliisin myöntämällä ajokortilla, henkilökortilla tai passilla. Postitse toimitetun tietopyynnön osalta henkilöllisyys todennetaan muulla luotettavalla tavalla. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa.

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Jos henkilötietosi on kerätty nimenomaisen suostumuksesi perusteella, sinulla voi olla oikeus vaatia poistamaan ne. Voit myös aina pyytää poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos pyyntöäsi ei voida toteuttaa, saat siitä ilmoituksen viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Ilmoituksessa kerrotaan syyt pyynnöstä kieltäytymiseen sekä valitusmahdollisuudesta valvontaviranomaiselle. Ilmoituksessa kerrotaan myös, jos käytössäsi on muita oikeussuojakeinoja.  

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun puhelinneuvonnan ajantasaiset tiedot löydät sivulta: Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot | Tietosuojavaltuutetun toimisto

Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Aija Heiskanen, keskitetyn hr:n tietosuojayhteyshenkilö
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
050 436 0213

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 
Kirjaamon yhteystiedot

Informointiasiakirja päivitetty 18.2.2022.